Conoce las opciones que tienes para organizar un evento exitoso a pesar de la pandemia. Cautiva a tus públicos con estas ideas para tus eventos híbridos o virtuales.
Realizar negocios exitosos durante la pandemia se ha vuelto una tarea bastante complicada. En México, empresas de todos los sectores y tamaños están impedidas de mantener sus labores cotidianas y, especialmente, de llevar a cabo sus proyectos en áreas que van desde el operativo hasta el de la promoción.
Los temores y las restricciones a la congregación de multitudes se mantendrán un tiempo más, por lo que las empresas han encontrado, en las tecnologías de la revolución digital, alternativas inteligentes para mantenerse vigentes.
Los eventos virtuales e híbridos son para las empresas mexicanas y mundiales una de estas alternativas inteligentes, con beneficios como accesibilidad, alcance prácticamente ilimitado, generación de bases de datos confiables de prospectos y expositores, pero sobre todo, a bajo costo y con ahorros logísticos importantes.
Diferencias entre eventos híbridos y virtuales
Realmente no es necesario explicar demasiado sobre qué son los eventos virtuales, pues su nombre lo explica por sí mismo y probablemente ya conoces bastante sobre ellos después de un largo tiempo sin poder reunir gente en un lugar físico como un centro de exposiciones, un foro o auditorio para congresos y convenciones, un recinto ferial, etcétera.
Aunque no son una modalidad de nueva aparición, se puede afirmar que los eventos virtuales son un formato innovador para la realización de eventos gracias a los avances tecnológicos que, en el terreno digital, permiten reproducir la experiencia de una feria o expo presencial, por ejemplo.
Por otra parte, los eventos híbridos son aquellos que combinan lo mejor de los formatos presenciales y virtuales, es decir, involucran tanto la convocatoria por medio de dispositivos conectados a internet como la participación en una sede específica e, igual que los eventos virtuales, los eventos híbridos surgen como resultado de las crecientes formas de interacción remota disponibles en la web.
Ejemplos de eventos híbridos
Hay claros ejemplos de eventos híbridos, como los afamados WWDC de Apple, por mencionar sólo un caso, en los que la actividad central se realiza en un auditorio (con la presencia de público o sin él, como sucedió en 2020) a cargo de un grupo selecto de expositores reunidos en un mismo foro, mientras los espectadores se conectan por medio de sus dispositivos donde quiera que estén.
Otra posibilidad es la realización de un evento tradicional (en un centro de exhibición o en las propias instalaciones de los organizadores) al mismo tiempo que se ejecuta una versión virtual que permita a todo el público interesado asistir en el momento que lo decida y sin tener que trasladarse hasta otro punto de la ciudad, el país o incluso el mundo.
Principales ventajas de los eventos híbridos y virtuales
La capacidad que brindan para superar, incluso, situaciones extraordinarias que impiden convocar a grandes cantidades de personas en un solo lugar, es precisamente la mayor de las ventajas de los eventos virtuales y los híbridos para las empresas y organizaciones de todos los sectores de actividad: el gran alcance que permiten lograr.
Basta con mencionar el solo hecho de que ambos formatos permiten superar restricciones como fechas y horarios, distancia geográfica de los asistentes al recinto y hasta limitaciones como el cupo de estacionamiento o de la sede misma. Y esto solo, en tiempos de distanciamiento social, es oro molido para los organizadores de eventos en México y el mundo.
Como también implican eliminar gastos innecesarios en traslados de personal y participantes, instalación de stands y áreas de servicio, impresión de promocionales y papelería administrativa, ornamentación del recinto y varios requisitos logísticos más, las ventajas resultan claras y se favorece el ROI (retorno de la inversión) de tus eventos.
A ello se suma también el hecho de que, a diferencia de lo que sucede con los presenciales, en los eventos híbridos y virtuales obtienes data fidedigna y detallada de cada asistente al evento, quienes deben registrarse con sus datos y correo electrónico para ingresar, para dar seguimiento de cada interacción dentro del evento, como stands visitados, chats iniciados, duración de sus visitas y tiempo de conexión, entre otros.
Por ello, al igual que los eventos virtuales, los eventos híbridos han llegado para quedarse y son la principal tendencia del event marketing en 2021 y, sin duda, lo seguirá siendo en los años siguientes.
Qué se necesita para organizar un evento híbrido o virtual
Como ya habrás visto, organizar un evento híbrido o virtual va mucho más allá de la sola realización de un webinar o un meeting en Zoom o Teams: es la implementación de una estrategia integral que involucra desde un marketing digital efectivo hasta la ejecución dentro de una plataforma de eventos virtuales completa y confiable.
Si tu empresa incluye en su estrategia de marketing y publicidad la realización periódica de un evento, pero no puede llevarlo a cabo por las restricciones de aforo, consigue el respaldo de un equipo con trayectoria comprobada en la realización de eventos virtuales e híbridos.
Verifica también que te ofrezca una plataforma adaptable a las necesidades específicas de tu marca, con acceso a un panel de control para que tú y los expositores puedan gestionar directamente los contenidos y la atención al interesado, al mismo tiempo que lo necesario para una promoción efectiva en internet y redes sociales.
En Coco Marketing encuentras al equipo que cumple con estas características, porque somos pioneros de los eventos virtuales en México, y no sólo una agencia de marketing digital más. Tenemos más de 30 casos de éxito tan sólo en el año 2020, para sectores tan diversos como pymes, industrias creativas, asociaciones médicas y las más importantes instituciones educativas del país.
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