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5 tendencias online para tus próximos eventos

5 tendencias online para tus próximos eventos

Estas son algunas de las herramientas y mejores prácticas para potenciar los resultados de tus eventos tradicionales o híbridos, poniendo en práctica lo aprendido durante la pandemia con los eventos online.

Ahora que pareciera que lo peor de la emergencia ha pasado, los planificadores de eventos han retomado con entusiasmo la organización de eventos presenciales en México. Todos los días vemos anuncios de nuevas exposiciones, congresos, convenciones y más formatos que dan cuenta de la reactivación del sector en todo el país.

Sin embargo, luego de lo aprendido en la pandemia, los eventos híbridos seguirán presentes en el marketing de eventos, para aprovechar las opciones en línea disponibles.

Con esto en mente, te explicamos 5 de las tendencias principales para los eventos online en 2022… y seguramente también en los años siguientes.

En este artículo conocerás:
1. Conferencias remotas
2. Flexibilidad de implementación
3. Ambientes virtuales para tu escenario
4. Eventos más seguros
5. Los eventos online tienen disponibilidad permanente
Pon en práctica lo aprendido de los eventos virtuales

1. Conferencias remotas

Una de las principales lecciones que los eventos online han dejado a las empresas de todo tipo es que vivir a fondo la experiencia de un evento es posible para todos cuando pones a su alcance los medios para asistir desde cualquier parte del mundo.

Lo mismo ocurre con los ponentes que desees incluir en tu programa de conferencias, paneles, talleres y afines, que hagan más atractivo e interesante tu evento. Con una conferencia online vía streaming, no tendrás problemas para incluir a las personalidades que te ayuden a lograr más registros.

A su vez, los interesados en tu evento podrán presenciar estas actividades incluso si no les ha sido posible trasladarse hasta la sede de tu evento tradicional, así como participar de forma ordenada por chat en el tiempo dedicado a dudas y comentarios.

Conoce más formas de sacar partido al video en tus eventos remotos

2. Flexibilidad de implementación

Cuando decides integrar un programa de conferencias en vivo en tu evento, es importante que tengas en mente las características de los recursos y espacios disponibles (en el caso de un evento presencial). Puedes, por ejemplo:

  1. Realizar tu conferencia en un streaming (en vivo o falso en vivo), como un atractivo especial para quienes no han podido asistir.
  • O ampliar el aforo realizando tus conferencias en un auditorio real, con transmisión online en directo para las audiencias remotas.
  • Y también puedes hacerlo exactamente al revés: desarrollando tu streaming para tus audiencias digitales mientras proyectas en tu auditorio el video del directo o falso en directo de las actividades seleccionadas.

Cualquiera que sea la elección estratégica que hagas, necesitarás trabajar en la creación de un ambiente adecuado y atractivo, para captar la atención del público que puede distraerse fácilmente ante la variedad de opciones online disponibles.

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3. Ambientes virtuales para tu escenario

Cuando se trata de streamings, uno de los principales desafíos es contar con un espacio diseñado exprofeso para tus actividades, que esté a la altura de la identidad gráfica de tus eventos.

Seguramente has visto (y sigues viendo) numerosos webinars en los que cada participante se conecta desde su casa u oficina haciéndolo como mejor puede, con resultados que a veces han terminado por ser hilarantes y carne de memes.

Una de las tendencias para evitar situaciones embarazosas como estas, es el aprovechamiento de foros virtuales diseñados específicamente para los eventos online, con escenarios digitales adaptables e interactivos.

Imagínate ahorrarte los miles y miles de pesos que implica la construcción de una escenografía prácticamente desechable, al contar con una totalmente digitalizada, de diseño impactante y equipada de origen con opciones interactivas.

Así es como funciona un foro virtual con todas sus opciones interactivas

4. Eventos más seguros

Una tendencia indiscutible de los eventos en 2022 es la toma de acción para proporcionar, tanto a organizadores como a asistentes, condiciones de seguridad en un contexto aún sujeto a restricciones (sobre todo, sociales) de distanciamiento e higiene.

Los eventos online han permitido a las marcas descubrir no solamente su potencial para ampliar el alcance y tener un enfoque más preciso en el branding de la compañía, sino también para captar datos más fidedignos del público, gracias a los registros habilitados en landing pages, indispensables para ingresar.

Como bien sabes, un registro en línea depende siempre de datos duros y verificables, como un correo electrónico o un número telefónico, que pueden comprobarse mediante el envío de emails de confirmación de registro como primer elemento de un flujo de correos.

Así, aunque organices un evento presencial, al hibridarlo con elementos de los eventos online estarás en condiciones de dar seguimiento a cada usuario de principio a fin, sobre todo en su actividad digital, y mantener el contacto incluso después de concluido el evento.

Por supuesto, esto abona también a la seguridad de todos, pues no solo reduces la necesidad de un contacto personal que muchas personas aún no desearán tener, sino que la información estará siempre disponible.

También es un asunto de compromiso con la sustentabilidad, ante la preocupación por fenómenos como el cambio climático.

Estas son las razones por las que los eventos híbridos son el futuro de la industria

5. Los eventos online tienen disponibilidad permanente

El entusiasmo del que hablamos al inicio, ya lo vivimos en los primeros meses de 2021, aunque con un poco más de cautela. Pero pronto vinieron nuevas complicaciones que encendieron las alertas y frenaron o modificaron muchos eventos presenciales ya convocados.

Afortunadamente, las marcas ya tenían terreno avanzado con la experiencia ganada en el primer año de la pandemia y esto les permitió reaccionar con rapidez.

Una buena práctica en la realización de eventos presenciales, es anticiparte a escenarios de riesgo con un evento online listo para entrar en acción en caso de que vuelva a presentarse el confinamiento u otras restricciones, como la reducción del aforo en espacios reales.

Contar con estas opciones, además de ofrecer flexibilidad al público, dará mayor tranquilidad a organizadores y participantes (como conferencistas o expositores), al reducir los niveles de riesgo e incertidumbre por la postergación o cancelación de tu evento.

¿Sabías que 7 de cada 10 organizadores de eventos recurrirán a los eventos virtuales en 2022?

Pon en práctica lo aprendido de los eventos virtuales

La realización de eventos virtuales en México rescató a muchas organizaciones y empresas al permitirles continuar la exposición de su oferta de productos y servicios.

También permitió a muchos empresarios, emprendedores y profesionales mantener vivo el networking que es, sin duda, uno de los objetivos principales de los asistentes.

Sin embargo, la principal razón para mantener los eventos online en tu estrategia de marketing es el cambio en los hábitos de los consumidores, que se han acostumbrado a tener siempre la posibilidad de acceder a una plataforma digital y no quedar fuera. Hoy día, un evento presencial que no ofrece soporte digital es como un evento inexistente.

Para apoyarte en la realización de tus eventos híbridos, en Coco Marketing seguimos ofreciéndote los beneficios de nuestra plataforma de eventos online, con los recursos que necesitas para una organización profesional capaz de satisfacer las necesidades de un público cada vez más exigente.

También puedes apoyarte en nuestros servicios de social media, video marketing e incluso el foro virtual de Coco Films, para que tengas mayor control de todas las etapas de planeación y producción, al ponerlas en manos de un solo proveedor.

¡Aprovecha la experiencia de Coco Marketing como la agencia de marketing digital pionera de los eventos virtuales en México! Para saber más, contacta a uno de nuestros expertos asesores, quien podrá aclarar todas tus dudas y mostrarte todo lo que podemos hacer por el éxito de tus próximos eventos.

Estas son las razones para seguir pensando en una plataforma de eventos virtuales en 2022

Estas son las razones para seguir pensando en una plataforma de eventos virtuales en 2022

Conforme se va reactivando la actividad presencial (y más en un país como México, donde nos encanta socializar), hay quienes piensan que los eventos virtuales estuvieron bien y permitieron a nuestras empresas sobrevivir en lo peor de la pandemia, pero su momento ya pasó. La realidad es que no podrían estar más equivocados…

Los eventos virtuales demostraron que funcionan y no solo en México, sino a nivel mundial, han reformulado el marketing de eventos en torno a tres formatos:

  • Presenciales: los tradicionales, donde el público es convocado a trasladarse y reunirse en alguna sede en el mundo real o incluso varias.
  • Virtuales: los que se ejecutan por medio de plataformas digitales, ya sea las diseñadas para alojar exposiciones y ferias virtuales o, simplemente, las plataformas de videoconferencias como Zoom, Skype y varias más.
  • Híbridos: son una modalidad creciente que combina elementos de los otros dos formatos y que, en ocasiones (aunque no necesariamente), puede reservar actividades específicas para lo virtual y otras para lo presencial.

Las empresas y los event planners en general han descubierto que la utilización de una plataforma de eventos virtuales:

  • Amplía el alcance del contenido de una marca.
  • Brinda flexibilidad a las audiencias.
  • Transforma la forma de hacer negocios.
  • Motiva a producir contenidos de video marketing de mayor calidad.

Datos sobre las tendencias de eventos en 2022

De acuerdo con Google Trends, hasta noviembre de 2021 el término “evento virtual” se mantuvo entre las tendencias (por momentos, incluso más que frases específicas como “expo virtual”) y se prevé que se mantengan.

Adicionalmente, datos reportados en fuentes como Informa BTL y American Express Meetings & Events muestran un amplio interés de los planificadores de eventos para mantener las plataformas virtuales como parte de sus estrategias.

Hasta 67 %
consideran que los eventos presenciales volverán a los niveles de 2019 hasta dentro de uno o dos años

Solo 81 %
de los eventos a nivel global en 2022 podrían tener algún elemento de presencialidad

Hasta 83 %
de las organizaciones convocantes a eventos darán prioridad a temas de sustentabilidad

Solo 31 %
de los organizadores de eventos en Norteamérica reanudó eventos presenciales en junio-julio 2021

71 % de los planificadores de eventos
mantendrán los eventos virtuales dentro de sus estrategias digitales *

* Datos del 11º informe global de eventos para 2022 de American Express Meetings & Events, citados en InformaBTL.com

Todo esto, porque las plataformas de eventos virtuales permiten ofrecer:

  • Mayor frecuencia en la realización de eventos virtuales y microeventos
  • Desarrollo de contenido personalizado y dirigido a grupos más pequeños
  • Agilidad, con formatos como conferencias más breves y contenido bajo demanda
  • Integración de componentes de redes virtuales y socialización
  • Flexibilidad en las opciones de participación.

Estos son los recursos digitales que pueden potenciar los eventos en 2022

Aunque comenzamos hablando sobre plataformas de eventos virtuales, en realidad hay mucho más que solo eso. En dichas plataformas, y la que tenemos en Coco Marketing no es la excepción, concurren múltiples recursos de la transformación digital, que innegablemente se consolidó durante la pandemia iniciada en 2020.

Algunos ejemplos:

  • La gestión de bases de datos de contactos y clientes por medio de la captación de registros en las landing pages.
  • Las tecnologías touchless y contactless se hacen presentes en todas las etapas de los eventos, tanto virtuales como híbridos y hasta los meramente presenciales.
  • El seguimiento y la fidelización de prospectos por medio del inbound marketing automatizado.
  • El desarrollo de streamings (en directo o diferidos, como falsos en vivo), para conferencias con participación del público vía chat en condiciones de total seguridad para todos los involucrados.
  • Medición de resultados mucho más precisos sobre la afluencia o características concretas de los asistentes a través de las plataformas para los eventos.

Pensando en el futuro de los eventos virtuales

Hay otras tecnologías de la transformación digital emergentes que, a pesar de que ya tienen una aplicación creciente, aún tienen un largo camino por recorrer.

Dos de las que ya están disponibles y se espera que amplíen sus capacidades en los próximos años, son:

  • la inteligencia artificial, presente en la automatización del inbound marketing y otros recursos que ya conoces, como los chatbots,
  • y la realidad aumentada, que algunas empresas en México ya utilizan como parte de los showrooms, mientras otras, como la nuestra, la aplican en foros virtuales para la realización de videos, sin necesidad de escenografías reales.

Más allá de estas posibilidades, que demuestran el poder de la tecnología para llevar al sector de los eventos de vuelta al camino del éxito en 2022, el futuro inmediato se presenta en la realización de eventos híbridos.

La hibridación de eventos como motor de la recuperación

«La recuperación no va a ser lineal y no llegaremos a los niveles de demanda previos si repetimos lo que ya hicimos en el pasado»

 Gerardo Tejado, Director General Global de American Express Meetings & Events.
  • Facilitan contar con un panel más atractivo de conferencistas o artistas (dependiendo del tema del evento), que tal vez no habrían podido participar con un formato exclusivamente presencial.
  • Evidentemente, ocurre lo mismo con los públicos, ya que los eventos virtuales complementan la realización de los presenciales, permitiendo la ampliación del aforo disponible.
  • Mientras los asistentes a un evento presencial pueden interactuar de forma más directa para hacer networking o negociar, los de un evento híbrido pueden también digitalizar estas interacciones sin necesidad de hacer contacto físico.
  • Disponibilidad prácticamente inmediata de videos de las actividades, para incluirlas en la oferta VOD de la marca y potenciar su mensaje.

¿Sabías que en Coco Marketing tenemos una casa productora para los videos que componen tu evento y toda tu estrategia de video marketing? Conoce más de sus servicios y su foro virtual, disponible en nuestras instalaciones y transportable a todo México. Visita https://cocofilms.mx

Recursos para saber más

Hemos hecho hasta ahora un recuento rápido de lo que espera a la organización de eventos en 2022, que se ha robustecido con nuevas herramientas a partir de las experiencias del 2020 y el 2021.

Hay, sin embargo, mucho más qué descubrir para que puedas evaluar lo que más conviene a tus objetivos de marketing del próximo año, aprovechando tanto el hecho de que cada vez más gente sale de sus casas, como las nuevas formas de consumo digital que se consolidaron en los últimos años.

Aquí te compartimos algunos recursos:

Haz clic para leer "Los eventos virtuales e híbridos son el futuro de la industria"
Haz clic para leer "¿Necesitas reactivar tu empresa? Elige la transformación"
Haz clic para leer "Por qué necesitas integrar el video a tu estrategia digital"

También puedes ponerte en contacto directamente con nosotros, para conversar sobre tus planes de marketing digital para 2022 y la realización de los eventos híbridos o virtuales que tu marca necesita. ¡Estamos para apoyarte en la transformación de tu negocio!