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Claves para la organización de un congreso online exitoso

Claves para la organización de un congreso online exitoso

¿Te gustaría llegar a más personas y ganar presencia para tu marca? Realizar un congreso online te brinda oportunidades extraordinarias que puedes capitalizar a favor de tu empresa y organizaciones de todo tipo. Entérate por qué te conviene y cómo lograrlo.

El sector de los eventos corporativos es uno de los más importantes motores económicos de México, pero todavía no alcanza la recuperación de los niveles prepandemia

Se espera que el turismo de reuniones en México recupere apenas 80 % del mercado en 2022, en este sector económico que representa 1.6 % del PIB nacional. 1 2 

Esto nos habla de las dificultades que muchas empresas, asociaciones y más tienen para organizar igual que antes sus eventos corporativos.

Entre ellos: congresos, ciclos de conferencias y simposios, cuando más se necesita para avanzar en la recuperación.

¿Qué hacer entonces con tus eventos?

Las experiencias recientes tienen la respuesta y la clave está en no seguir pensando como en el pasado. 

76.4 % de los organizadores de eventos planean realizar uno o más eventos híbridos en 2022 / 57 % organizadores de eventos consideran que en el futuro dominarán los eventos híbridos

El periodo más álgido de la pandemia representó un duro golpe también para el sector de los eventos en México.

Sin embargo, encontró en la utilización de recursos tecnológicos novedosos —como la plataforma de eventos online de Coco Marketingformas de mantener viva la organización de eventos corporativos.

Entre ellos, la realización de simposios y congresos online se hizo posible durante el confinamiento y la sana distancia, pero sigue recibiendo beneficios incluso ahora que las restricciones casi han desaparecido.

Tu negocio también puede aprovechar las ventajas de realizar en línea sus reuniones, sin importar el tipo de organización en que trabajas.

Ya sea una empresa, universidad, asociación, etcétera, pueden ganar mucho porque los beneficios de organizar un congreso en línea están al alcance de todos.

Razones para organizar un congreso online

1. Mayor alcance y accesibilidad

Ya hemos hablado antes de esta, que es una de las más reconocidas ventajas de los eventos en línea, como un congreso.

Esto, porque no limitas la participación por razones de cupo de una sede, horarios del evento e incluso la disponibilidad de los ponentes.

No importa si, por decir algo, tu evento se realiza en un salón de congresos, o bien destinas un espacio dentro de tus instalaciones.

Siempre que lo tengas disponible online también, derribarás muchas limitaciones y conseguirás mayor presencia entre tus audiencias.

2. Obtienes ahorros sustanciales

Como es evidente, una versión en línea de tu evento también puede ayudarte a reducir costos diversos.

Muchos de ellos surgen, por ejemplo, de:

  • gastos en personal (permanente o temporal);
  • consumo de recursos en aspectos como escenografías, boletaje y otros tipos de papelería;
  • electricidad, alimentación, hospedaje y transportación, etc. 

A estos ahorros se añade la oportunidad de que tu organización se muestre de forma responsable, tanto en lo social como en lo ambiental.

Vamos a ponerte un caso.

3. Mejoras la reputación corporativa

Vista del recinto en la plataforma de eventos online de Coco Marketing

Desde la función de la responsabilidad social empresarial, de cualquier manera abres el acceso a la actualización y la difusión del conocimiento.

También al intercambio de ideas nuevas y la comunicación bidireccional entre quienes exponen y quienes escuchan, mucho más allá de las solas redes sociales

Por el lado ecologista, comunicas que tu empresa o institución actúa para proteger el ambiente, al reducir recursos y emisiones.

Si puedes sumar la presencia de patrocinadores o coorganizadores, también darás al público un claro mensaje de que tu organización es confiable y de prestigio.

4. Ofreces una experiencia impactante

Vista de un auditorio virtual en la plataforma de eventos online de Coco Marketing

Te preguntarás: “¿Tan impactante como un centro de congresos espectacular?” ¡Exactamente!

Cuando concentras todas las actividades de tu congreso en línea en una plataforma de eventos online, también puedes nutrir la comunicación experiencial con tus audiencias.

Esto, con la integración de espacios virtuales envolventes y realistas, así como con transmisiones en vivo o diferidas de cada ponencia.

Mencionamos arriba la bidireccionalidad. Pues bien, esta se da por medios interactivos de muy fácil acceso, como un chat en cada auditorio virtual,

Este recurso se habilita precisamente para que cada conferencista pueda recibir y atender las dudas y comentarios del público conectado.

Todo, de forma más ordenada y hasta documentada de forma inmediata. ¿Quieres más?

5. Recopilas información valiosa

Vista de una landing page con formulario en la plataforma de eventos online de Coco Marketing

Precisamente en este respaldo documental radica una de las mejores razones para realizar un congreso en línea —o cualquier otro tipo de evento online—.

Al final, te quedas con datos obtenidos desde el momento de cada registro en una landing page. Bien utilizados, son una fuente de información incomparable para nutrir la relación con los usuarios

Por supuesto, también obtendrás:

  • una visión completa de cada actividad del congreso online;
  • videos que puedes aprovechar en tu estrategia de marketing y comunicación digital;
  • respaldo de los comentarios en los chats y mucho más.

¡Las posibilidades son numerosas!

Aspectos clave para un congreso online exitoso

Si es que has tenido alguna experiencia en eventos online, sabrás que hay ciertos requisitos para que todo salga bien:

  1. Define la segmentación de los públicos que deseas convocar y condúcelos al registro en una landing page del evento
  2. Haz un objetivo concreto que satisfaga sus necesidades y las de tu organización.
  3. Organiza un programa de actividades coherente con la imagen de tu marca.
  4. Consigue la plataforma de eventos online adecuada para una experiencia fluida.
  5. Si la estructura de tu congreso online lo permite, integra también áreas de expositores y networking, que estimulen las conversiones y la participación.
  6. También puedes integrar una exposición de carteles, especialmente si organizas un congreso científico, académico o bien, cualquier otro que lo requiera. 
  7. Encarga la producción de los streamings a un equipo audiovisual competente y profesional.
  8. Trabaja en equipo y apóyate en los expertos para evitar incidentes que dañen la realización del congreso y hasta la reputación de la marca. 

Es muy importante dejar todo a punto para que cada parte de tu congreso en línea cumpla su objetivo, ¡no dejes nada al azar! 

Reduces el tiempo de preparación de forma significativa, y con ello obtienes ahorros también.

Pero es indispensable que el flujo del evento online se cumpla puntualmente porque, una vez propuesto y convocado, difícilmente podrás dar marcha atrás

Si vas a organizar un congreso online:

Una vez que definas tus objetivos a lograr, prepárate y aclara todas tus dudas. En Coco Marketing encuentras el aliado que necesitas, por nuestra amplia experiencia en la realización de eventos online. ¡Somos los primeros que los organizamos en México

Contamos con nuestra propia plataforma de eventos, diseñada para cubrir los requerimientos de eventos de todo tipo: desde exposiciones y ferias virtuales, hasta congresos y seminarios online e híbridos, entre muchos otros.

¡No lo pienses más! Ve al formulario de abajo y agenda una demostración gratuita.

Notas:

1 Turismo de reuniones espera recuperación en 80% al cierre de 2022 en el país 

2Turismo de Reuniones en México: una oportunidad de inversión hotelera.