Estas son algunas de las herramientas y mejores prácticas para potenciar los resultados de tus eventos tradicionales o híbridos, poniendo en práctica lo aprendido durante la pandemia con los eventos online.

Ahora que pareciera que lo peor de la emergencia ha pasado, los planificadores de eventos han retomado con entusiasmo la organización de eventos presenciales en México. Todos los días vemos anuncios de nuevas exposiciones, congresos, convenciones y más formatos que dan cuenta de la reactivación del sector en todo el país.

Sin embargo, luego de lo aprendido en la pandemia, los eventos híbridos seguirán presentes en el marketing de eventos, para aprovechar las opciones en línea disponibles.

Con esto en mente, te explicamos 5 de las tendencias principales para los eventos online en 2022… y seguramente también en los años siguientes.

1. Conferencias remotas

Una de las principales lecciones que los eventos online han dejado a las empresas de todo tipo es que vivir a fondo la experiencia de un evento es posible para todos cuando pones a su alcance los medios para asistir desde cualquier parte del mundo.

Lo mismo ocurre con los ponentes que desees incluir en tu programa de conferencias, paneles, talleres y afines, que hagan más atractivo e interesante tu evento. Con una conferencia online vía streaming, no tendrás problemas para incluir a las personalidades que te ayuden a lograr más registros.

A su vez, los interesados en tu evento podrán presenciar estas actividades incluso si no les ha sido posible trasladarse hasta la sede de tu evento tradicional, así como participar de forma ordenada por chat en el tiempo dedicado a dudas y comentarios.

2. Flexibilidad de implementación

Cuando decides integrar un programa de conferencias en vivo en tu evento, es importante que tengas en mente las características de los recursos y espacios disponibles (en el caso de un evento presencial). Puedes, por ejemplo:

1. Realizar tu conferencia en un streaming (en vivo o falso en vivo), como un atractivo especial para quienes no han podido asistir.

• O ampliar el aforo realizando tus conferencias en un auditorio real, con transmisión online en directo para las audiencias remotas.

• Y también puedes hacerlo exactamente al revés: desarrollando tu streaming para tus audiencias digitales mientras proyectas en tu auditorio el video del directo o falso en directo de las actividades seleccionadas.

Cualquiera que sea la elección estratégica que hagas, necesitarás trabajar en la creación de un ambiente adecuado y atractivo, para captar la atención del público que puede distraerse fácilmente ante la variedad de opciones online disponibles.

3. Ambientes virtuales para tu escenario

Cuando se trata de streamings, uno de los principales desafíos es contar con un espacio diseñado exprofeso para tus actividades, que esté a la altura de la identidad gráfica de tus eventos.

Seguramente has visto (y sigues viendo) numerosos webinars en los que cada participante se conecta desde su casa u oficina haciéndolo como mejor puede, con resultados que a veces han terminado por ser hilarantes y carne de memes.

Una de las tendencias para evitar situaciones embarazosas como estas, es el aprovechamiento de foros virtuales diseñados específicamente para los eventos online, con escenarios digitales adaptables e interactivos.

Imagínate ahorrarte los miles y miles de pesos que implica la construcción de una escenografía prácticamente desechable, al contar con una totalmente digitalizada, de diseño impactante y equipada de origen con opciones interactivas.

4. Eventos más seguros

Una tendencia indiscutible de los eventos en 2022 es la toma de acción para proporcionar, tanto a organizadores como a asistentes, condiciones de seguridad en un contexto aún sujeto a restricciones (sobre todo, sociales) de distanciamiento e higiene.

Los eventos online han permitido a las marcas descubrir no solamente su potencial para ampliar el alcance y tener un enfoque más preciso en el branding de la compañía, sino también para captar datos más fidedignos del público, gracias a los registros habilitados en landing pages, indispensables para ingresar.

Como bien sabes, un registro en línea depende siempre de datos duros y verificables, como un correo electrónico o un número telefónico, que pueden comprobarse mediante el envío de emails de confirmación de registro como primer elemento de un flujo de correos.

Así, aunque organices un evento presencial, al hibridarlo con elementos de los eventos online estarás en condiciones de dar seguimiento a cada usuario de principio a fin, sobre todo en su actividad digital, y mantener el contacto incluso después de concluido el evento.

Por supuesto, esto abona también a la seguridad de todos, pues no solo reduces la necesidad de un contacto personal que muchas personas aún no desearán tener, sino que la información estará siempre disponible.

También es un asunto de compromiso con la sustentabilidad, ante la preocupación por fenómenos como el cambio climático.

5. Los eventos online tienen disponibilidad permanente

El entusiasmo del que hablamos al inicio, ya lo vivimos en los primeros meses de 2021, aunque con un poco más de cautela. Pero pronto vinieron nuevas complicaciones que encendieron las alertas y frenaron o modificaron muchos eventos presenciales ya convocados.

Afortunadamente, las marcas ya tenían terreno avanzado con la experiencia ganada en el primer año de la pandemia y esto les permitió reaccionar con rapidez.

Una buena práctica en la realización de eventos presenciales, es anticiparte a escenarios de riesgo con un evento online listo para entrar en acción en caso de que vuelva a presentarse el confinamiento u otras restricciones, como la reducción del aforo en espacios reales.

Contar con estas opciones, además de ofrecer flexibilidad al público, dará mayor tranquilidad a organizadores y participantes (como conferencistas o expositores), al reducir los niveles de riesgo e incertidumbre por la postergación o cancelación de tu evento.

Pon en práctica lo aprendido de los eventos virtuales

La realización de eventos virtuales en México rescató a muchas organizaciones y empresas al permitirles continuar la exposición de su oferta de productos y servicios.

También permitió a muchos empresarios, emprendedores y profesionales mantener vivo el networking que es, sin duda, uno de los objetivos principales de los asistentes.

Sin embargo, la principal razón para mantener los eventos online en tu estrategia de marketing es el cambio en los hábitos de los consumidores, que se han acostumbrado a tener siempre la posibilidad de acceder a una plataforma digital y no quedar fuera. Hoy día, un evento presencial que no ofrece soporte digital es como un evento inexistente.

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